Secretaría General
Descripción
La Secretaría General, es una dependencia administrativa, que actúa en calidad de asesoramiento y apoyo con voz informativa en Consejo Universitario; coordina con el Rector la elaboración del orden del día para las sesiones ordinarias o extraordinarias para notificar a los Miembros; elabora y legaliza actas y resoluciones para notificar a las instancias involucradas; además es la encargada de administrar los recursos documentales de la institución; ejecutar procedimientos para organizar y legalizar con las dependencias de la institución los expedientes estudiantiles y demás información requerida para el registro de Títulos en la SENESCYT, registro en el libro de actas y demás documentos de los profesionales de la Universidad.
Horario de Atención
08h00 – 16h00
Servicios
Atención de manera oportuna con eficiencia y eficacia a la comunidad universitaria interna y externo.
La Secretaría General
Objetivos
- Administrar y coordinar las sesiones de Consejo Universitario.
- Administrar los recursos documentales, a través de métodos y procedimientos ágiles y dinámicos.
- Garantizar la autenticidad, legalidad, seguridad y custodia de la documentación institucional que respalda los diferentes actos académicos y administrativos.
Funciones y Atribuciones
- Desarrollar la planificación operativa de la Secretaria General para presentar a autoridades y organismos correspondientes.
- Realizar el plan anual de capacitación documental; así como el de valoración, rescate y expurgo; para presentar a las instancias correspondientes.
- Emitir informes en materia de su competencia para la toma de decisiones.
- Certificar actas del Consejo Universitario, estatutos, reglamentos, copias de títulos y demás documentación e información institucional, así como la autenticación de firmas.
- Publicar en la página web la información institucional actualizada.
- Mantener el registro de firmas físicas y digitales de autoridades académicas y administrativas, para fines de autenticación.
- Coordinar con el Rector la elaboración del orden del día para las sesiones del Consejo Universitario y notificar a sus miembros.
- Elaborar actas y resoluciones del Consejo Universitario, legalizarlas y notificarlos involucrados.
- Legalizar expedientes, actas de grado, libros de calificaciones, títulos, actas y resoluciones del Consejo Universitario.
- Realizar actas de refrendación de títulos y bases de datos de graduados para certificar su autenticidad.
- Remitir la nómina de personas que han obtenido títulos en la Universidad, para su registro en el organismo correspondiente.
- Remitir información requerida por autoridades, organismos institucionales y del Estado.
- Asesorar a autoridades y servidores en materia de gestión documental para la correcta aplicación de la norma legal.
- Emitir políticas, directrices, instructivos y procedimientos de gestión documental; a fin de conservarlos y mantenerlos en buen estado.
- Gestionar de manera sistemática y estandarizada los documentos producto de la ejecución de las actividades institucionales.
- Mantener el archivo físico y digital institucional actualizado de acuerdo a las normas de clasificación.
- Evaluar el desempeño del personal administrativo a su cargo, con la finalidad de fomentar la eficacia y eficiencia de los servidores en su puesto de trabajo, estimulando su desarrollo profesional y potenciando su contribución al logro de los objetivos institucionales.
- Evaluar los procesos de la gestión de Secretaría General, a fin de verificar los resultados obtenidos e implementar acciones de mejora.
- Presentar el informe anual para rendición de cuentas de conformidad con la ley.
- Las demás que determine la normativa legal.
Principios
Organigrama
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